個人事業主にとっての記帳| freeeの便利さと難しさ

個人事業の会計は少し難しい

こんにちは。

freeeなどのクラウド会計を使っている、または使ってみようと思っている方は多いと思います。銀行口座やクレジットカードの取引を自動で取り込むことができるという機能がついているこのような新しい会計システムは、とても便利ですね。

できる限り経理を省力化し、事業に専念したいという気持ちもよくわかりますので、今後こういう会計ソフトは、広がっていってほしいですね。

とはいえ、完璧に理解して使いこなしている方がどれだけいるかは疑問です。

私は公認会計士・税理士ですので、記帳を行うとき頭の中では、すべて複式簿記で考えています。どのような取引も複式簿記で表現できるのですが、これは間違いが起こらないという点で非常にすぐれたものなのです。

一方で、freee(ここではfreeeに限定しますが)は、できるだけ複式簿記の思考をしないで会計処理を行えるというところがウリのシステムです。
複式簿記を理解していない人であっても、簡単に使えるというところにメリットがあるのです。

ところで、私がfreeeを使う上で、難しいと感じるのは個人事業主の記帳です。

個人事業主でも事業用の口座、事業用のクレジットカードなどを使って、事業とプライベートをきっちりと分けている方は、それほど難しくないかもしれません。

しかし、大体の個人事業主の方は、銀行口座であっても、クレジットカードであっても、事業の支出とプライベートな支出が混在しているというのが一般的でしょう。

銀行口座の取引やクレジットカードの取引を自動取り込みし、経理を省力化したいと思ったときに、どうすればいいのかわからなくなるという方がいらっしゃるのではないでしょうか?
(私はなかなか理解できませんでした)

慣れればなんということもないのでうが、最初が大変ですね。

freeeのマニュアルでは

銀行口座やクレジット・カードをそもそも登録するかどうか

freeeのマニュアルを見ると、個人事業主の銀行口座やクレジットカードをそもそもfreee上に登録し、freeeで同期設定(取引の自動取り込み)するかどうかの判断基準が書いてあります。

口座設定の判断

ここでは、そもそも自分の銀行口座やクレジットカードについて、事業用に使っている頻度が低いのであれば、freeeに口座を登録しないほうばいいと書いてあります。

その場合は、自分で取引をひとつひとつ登録することになります(そうすると、freeeを使う意味が薄れてしまうかもしれません)。

個人事業主のプライベート兼用口座の処理

銀行口座について

freeeのマニュアルによると、

記帳のチェックを効率化する上では、銀行残高=freeeの口座残高とし、プライベートのお金もfreeeの口座に含めることがオススメです。

銀行口座の中で事業用で使用したものの割合がそれなりに高い場合には、freeeに銀行口座を登録し、取引の自動取り込みを行った方がいいとされているようです。

freee銀行口座取引

ここで、少し複式簿記の仕訳を書いておきます(左側に出てくると預金が増加し、右側は預金が出ていったということです)。自分で経理をやりたい人は、本当に基礎の基礎でいいので複式簿記を理解することをおススメします。

freeeに登録した口座から個人的な現金10,000円を引き出した場合は

(借)事業主貸 10,000円 (貸)預金 10,000円 (預金が減少しています)

一方、個人的なお金10,000円をfreeeに登録した口座に入金した場合は

(借)現金預金 10,000円 (貸)事業主借 10,000円(預金が増加しています)

となります。

クレジット・カードについて

クレジット・カードについては銀行口座よりさらに難しい説明になっています。

freeeのマニュアルには以下の記載があり、下の図が載っています。

引き落とし口座へのfreeeの登録状況によって、処理方法が変わってきます。

 カードの口座登録  カード利用分の引き落とし口座(銀行口座)
 freeeに登録した事業用の口座 freeeに登録していないプライベート口座
 あり  ・プライベートの利用は「事業主貸」勘定の支出として登録

・銀行口座からの引き落としは「銀行口座」→「カード口座」の口座振替として登録

①のケース

 ・プライベートの利用は「事業主貸」勘定の支出として登録

・銀行口座からの引落し時に「事業主借」勘定の収入取引を「カード口座」に登録

②のケース

 なし  ・事業用カードの利用があった時のみ、プライベートの資金で事業の経費を支払ったとして登録

・プライベート利用分の引き落としは、銀行口座からの「事業主貸」支出として処理

③のケース

 ・事業用カードの利用があったときのみ、プライベートの資金で事業の経費を支払ったとして登録

④のケース

となっています。

なんだか難しくないですか?

freeeでは仕訳のルールを登録していくのですが、どういう取引にするのかイメージできなければ、そもそも仕訳のルールの登録もできないですよね。
おそらくこういうことなんだと思います。

①カードの口座登録あり、カード利用分の引落し口座(銀行口座)の登録ありのケース
プライベートの目的で10,000円分、カードを使ったとき(カードは仮に楽天カードとします)

(借)事業主貸 10,000円(貸)楽天カード 10,000円

プライベートの目的なので、何の経費にもなりません。

銀行口座から10,000円引落しがあったとき

(借)楽天カード 10,000円 (貸)預金 10,000円

freeeに登録した銀行口座から預金が出て行ったという状態を表しています。
1番目と2番目の仕訳を見ると、「楽天カード」が相殺されています。

②カードの口座登録あり、カード利用分の引落し口座(銀行口座)の登録はないケース
プライベートの目的で10,000円分カードを使ったとき(カードは楽天カードとします)

(借)事業主貸 10,000円 (貸)楽天カード10,000円

銀行口座から10,000円の引落しがあったとき(口座の登録はしていません)

(借)楽天カード 10,000円 (貸)事業主借 10,000円

②の1番目の仕訳と2番目の仕訳を見ると、「楽天カード」は相殺されて消えています。
また、事業主貸と事業主借は言葉は違いますが性質が一緒のものですので、こちらも相殺されていることになります。

③カードの口座登録なし、カード利用分の引落し口座(銀行口座)の登録があるケース
事業用の目的で10,000円分カードを利用したとき(消耗品を楽天カードで購入)

(借)消耗品費 10,000円 (貸)事業主借 10,000円

事業用の消耗品分10,000円の引き落としがあったときには、特にfreee上で会計処理はいりません(カードの登録をfreeeで行っていないので、freee上に消し込むべき債務はないから)。

カード利用分の引落し50,000円が銀行口座からなされた

(借)事業主貸 50,000円 (貸)預金 50,000円

銀行口座はfreee上に登録してあるので、預金の減少は認識する必要があるからです。

④カードの口座登録なし、カード利用分の引落し口座(銀行口座)の登録もないケース
事業用のカード利用10,000円があったとき(消耗品費とする)

(借)消耗品費 10,000円 (貸)事業主貸 10,000円

カードの登録も銀行口座の登録もないので、この仕訳をすればいいです。
ただし、自動取り込みのようなことはできません。

自分だったらどうするか?

私も自分の会計事務所の経理をfreeeで行っています。

もちろん、しがない会計事務所ですので、あまり複雑なことはやっていないこともありますが、できるだけ難しくないように効率を重視しています。

一つのカードでプライベートの物を買いますし、事業用の経費となるようなものにも使います。

私自身は、freee上でカードの登録も銀行口座の登録も行っていません。

エクセルで経費の集計を行っています(仕訳形式になるように関数を組んでいます)。
それをCSVでfreeeに一気に取り込むのです。

たいして難しくはないです。

私にとってはこれが一番効率的な処理と判断しました。

私たちがfreeeを使う目的は、最初にも書きましたが、できるかぎり経理を効率化したいからですよね。自動取り込みが効率的であれば、それを使えばいいし、自動取り込みにすると余計に面倒になってしまうなら、エクセルの集計などをして取り込めばいい。結果として効率的であればいいのです。
そこらへんは臨機応変に考えるべきでしょう。

選択肢が多く便利なfreeeだからこそ、難しい面もあるのです。

少し難しかったかもしれません。

(追記)
2016/9/23
効率的ではありますが、freeeで銀行口座の残高を管理しておきたい、freeeの研究をしたいという理由から、銀行口座、クレジットカード、suicaの取り込みも行っています。
慣れていけば難しくはないですが、最初が大変だという感想です。

銀行口座の同期が取れない場合には

ではまた。

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