法人の領収書 電子保管容認の記事

日本経済新聞の記事

こんにちは。東京都日野市の女性税理士 坂 有希子です。

最近朝晩の冷え込みが厳しいせいか、風邪をひいてしまい、珍しく熱も出て、3日間ほど寝込んでしまいました。
健康のありがたみを感じました。

さて、私が寝込んでいる間の11月5日水曜日の日本経済新聞の1面の記事に

「領収書の電子保管容認~企業の税務調査 規制を緩和 来年にも~」と載っていました。

これはけっこう大きい問題ですよね。

3万円以上の領収書などの証憑書類や契約書の原本は、いままで紙媒体で、原則として7年間保存が義務付けられていました。

これが来年、画像データをスキャナーで読み取って電子保存をすれば、原本を破棄してもよいということになるようです。

書類の原本保存にはかなりのコストがかかる

私の前職は、大企業にお邪魔して、そこで証憑書類を拝見するという仕事だったのですが、
大企業の書類の量はとにかく半端ではありません。地下に倉庫などがある場合はいいのですが、
それでも収まりきらず、大体の企業は外部の倉庫を借りているようでした。

中小企業などでも保管に困っているところは多いと思います。
大きい事務所を借りると、それだけコストがかかります。

外部の倉庫を借りても、その賃貸料(保管料)がかかります。

過去の書類を保管するのに、多額のコストがかかるというのは、何だか変ですよね。

中小企業の電子保管はdropboxなどのクラウドで!

私も日頃、書類を減らすように、また業務を効率的に行えるように、試行錯誤しています。

そして便利だなと思うのが、dropboxというクラウドサービスです。

クラウドサービスは、コンピューター内部にデータ保存をするのではなく、ネット上に自分のフォルダを
作成して、データを保存することができるといったものです。

dropboxでなくとも、Googleドライブ、SugarSync,BitCasa、OneDriveなどといった中から
自分に合ったものを選ぶとよいでしょう。

私はdropboxを利用していますが、これが本当に便利です(いまのところは無料で利用しています)。

例えば、電子保管という観点からは若干外れてしまいますが、何台かパソコンを持っていて仕事をするとして、
いちいちデータの移し替えを行わなくても、昨日の仕事の続きが別のパソコンで、簡単にできてしまいます。
クラウドを利用していなかったときは、いちいちUSBでデータを移し替えるか、メールにデータを添付して
自分宛てに送っていました。

またスマートフォンでサクッとデータを確認したりといったこともできます。

もう活用しまくりですし、なくてはならない存在です。

もちろんこのようなサービスは、書類の電子保管をするということにも使えます。
しっかりしたサービスであれば、セキュリティやバックアップの問題にも対応できています。

使いやすいスキャナーとクラウドがあれば、コストは減らせると思います。
ぜひ活用していきましょう。

ではまた。

法人向けのサービスはこちらから

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