現金取引が大量にある場合には明細アップロード|freeeの使い方

どのクラウド会計でも現金取引は悩ましい

最近の会計ソフト。
もう当り前のように銀行明細の自動取り込み機能がついています。

何か特殊な会計処理をするのでなければ、ネットバンクの契約をして、会計ソフトとネットバンクを連動させて、銀行の入出金を自動で取り込むのが効率的なのは周知の事実となっています。

自分も使っていますが、この機能はとても便利で、いまさら手入力で一つ一つ入力するなんてナンセンスだということを実感しています。

自動取り込みは便利な機能で、銀行の入出金のみならず、クレジットカードやsuica,amazonのお買いもの履歴などの取り込みもできるようになっており、人間が手入力する部分はどんどん減少しています。

ただ、ちょっとした経費の支払いを現金で行う場合ってありますね。

例えば、郵便局に行って切手を買う場合などです(私はこれが非常に多いです)。

現金取引をなくせれば、それに越したことはないのですが、現実的にはなくならないでしょう。

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実はこの現金取引については、クラウド会計においても悩ましい部分なのです。

freeeの場合で考える

私は主にfreeeを使っています。なので、freeeの例で考えてみます。

現金取引をしてレシートが財布の中に溜まっていたとします。

一念発起して帳簿を付けてみようとおもいます。

どうやってやりますか?

一つ一つ手入力

まずは、一つ一つ手入力する方法があります。

レシートを見ながら、一個一個の取引の登録を行っています。

「何月何日の取引で、いくらで、通信費だな。」
そう言いながら、入力していきます。

取引の登録については難しくはないので、どなたでもそれなりにはできます。
レシートの枚数がそれほど多くなければ、手入力でも問題ないかと思います。

レシートの枚数が沢山あったら、嫌になってきます。

スキャンしてそこから取引入力

freeeは便利です。
スキマ時間を利用して、レシートをスマホでパシャッと撮影すると、スキャンされた画像がfreee上にアップされます。
その画像をfreeeが勝手に解析して、日付や金額や科目などを推測してくれます(うまくいかない場合もありますが)。

推測してくれた内容を元に、確認しながら取引を登録していきます。

最近は高速取引入力の機能なども追加されていますので、使いこなせればそれなりにできます。

ただ、実際に使ってみると、それほど便利だとは思いません。画像間の行き来が不便だったり、動きが遅かったりで、ストレスが溜まることも多いです。

効率的に入力できるかどうかは、その人次第なのでしょう。

明細アップロードがやはり便利

私が自分自身で行っているのは、レシートの内容を一つ一つExcelに入力し、最終的にその内容をfreeeに吸い上げる方法です(明細アップロード)。

これには工夫が必要なのですが、最初の仕組みがうまくできれば非常に効率的な方法となります。

freeeには「自動登録ルール」というものがあります。

これをうまく設定することで、明細アップロードをした瞬間にすべてのデータが仕訳として自動登録されていくようにすることができます。

こうすると、明細アップロードした瞬間に現金取引の帳簿付けは完了です。

現金取引が多く、レシートの数が膨大であっても、帳簿を付けるのは手間ではなくなってきますね。

必要ならば外注も視野に

もちろん、上記の明細アップロードについては、Excelに入力する手間がかかります。
しかし、複式簿記に慣れていない人が、一つ一つfreee上で帳簿を付けていくのと、Excelにデータを入力していくのとどちらが効率的でしょうか?

また、もしレシートの数が膨大で、途方に暮れてしまうのであれば、データ作成を外注してもらうという手もあります(例えばCloudWorksなどだと、こうした作業をお手頃な価格でやってもらえるのではないかと思います。)。

いったんExcelデータを作成してしまえば、あとはそれをアップロードするだけ。それだけで帳簿付けも完了してしまう。

こんなふうにすることもできるのです。

ではまた。

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